การจัดองค์การ

การจัดการองค์การ
มีผู้ให้คำนิยาม คำว่า " การจัดองค์การ " ไว้หลายท่าน ดังนี้

Edwin Filippo (1970: 129) กล่าวไว้ว่า การจัดองค์การ หมายถึง การจัดความสัมพันธ์ระหว่างส่วนต่างๆ คือ ตัวบุคคลและหน้าที่การงาน เพื่อรวมกันเข้าเป็นหน่วยงานที่มีประสิทธิภาพ สามารถทำงานบรรลุเป้าหมายได้

ธงชัย สันติวงษ์ ( 2537 : 63 ) กล่าวไว้ว่า การจัดองค์การ คือ การจัดระเบียบกิจกรรมให้เป็นกลุ่มก้อนเข้ารูป และการมอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ของงานที่ตั้งไว้การจัดองค์การจะเป็นกระบวนการที่เกี่ยวกับการจัดระเบียบความรับผิดชอบต่างๆทั้งนี้เพื่อให้ทุกคนต่างฝ่ายต่างทราบว่าใครต้องทำอะไรและใครหรือกิจกรรมใดต้องสัมพันธ์กับฝ่ายอื่นๆอย่างไรบ้าง

สมคิด บางโม ( 2538 : 94 ) กล่าวไว้ว่า การจัดองค์การ หมายถึง การจัดแบ่งองค์การออกเป็นหน่วยงานย่อยๆให้ครอบคลุมภารกิจและหน้าที่ขององค์การ พร้อมกำหนดอำนาจหน้าที่และความสัมพันธ์ กับองค์กรย่อยอื่นๆไว้ด้วย ทั้งนี้ เพื่ออำนวยความสะดวกในการบริหารให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ

สรุปได้ว่า การจัดองค์การ หมายถึง การจัดระบบความสัมพันธ์ระหว่างส่วนงานต่างๆ และบุคคลในองค์การ โดยกำหนดภารกิจ อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบให้ชัดแจ้ง เพื่อให้การดำเนินงานตามภารกิจขององค์การบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดองค์การ ORGANIZING คือ กระบวนการที่กำหนด กฎ ระเบียบ แบบแผน ในการปฎิบัติงานขององค์การซึ่งรวมถึงการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม

หน้าที่การจัดองค์การ เป็นภาระที่ผู้บริหารหรือผู้ประกอบการ จะต้องทำหน้าที่ในการวาวแผนกำลังคน และทรัพย์กรต่างๆภายในองค์การ เพื่อป้องกันการสูณเสียจากการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด ซึ่งหน้าที่การจัดองค์การจะมีผลต่อการออกแบบโคตรสร้างขององค์การ คือ โครงสร้างขององค์การจะต้องออกแบบให้ชัดเจนว่า ใครทำหน้าที่อะไร ใครรับผิดชอบอะไร เพื่อขจัดอุปสรรคในการปฎิบัติงาน

ความสำคัญของการจัดองค์การ การจัดองค์การจะทำให้ทราบแนวปฏิบัติงาน work flow จึงทำให้เราไม่ทำงานซ้ำซ้อนหรือขัดแย้งในหน้าที่ นอกจากนั้นยังทำให้พนักงานทราบถึงขอบเขตงาน การติดต่อประสานงานสะดวกขึ้น

องค์การที่เป็นทางการและองค์การที่ไม่เป็นทางการ

- องค์การที่เป็นทางการ formal organization เป็นการจัดโครงสร้างขององค์การตามเจตนา หรือบทบาทในการปฏิบัติภายในองค์การ ผู้บริหารงานจำเป็นต้องวางโครงสร้างที่แน่นอนเพื่อให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้ทราบถึงอำนาจของตนในการปฎิบัติงานและบ่งบอกถึงขอบเขตความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลเพื่อความเป็นระเบียบ

- องค์การที่ไม่เป็นทางการ lnformal organization การรวมกิจกรรมส่วนบุคคลของกลุ่มโดยปราศจากจุดประสงค์ร่วมกัน ถึงแม้ว่าจะมีการช่วยเหลือกันในองค์การก็ตาม

การจัดแบ่งองค์การ (Organization division) ลักษณะหนึ่งของการจัดระเบียบโครงสร้างขององค์การโดยการจัดโครงสร้างแผนก

1.การจัดโครงสร้างแผนก โดยยึดตามลักษณะโครงสร้างของผลิตภัณฑ์ บริการหรือตลาดที่คล้ายกัน

2.การจัดโครงสร้างแผนก โดยยึดตามลักษณะงานที่คล้ายคลึงกัน job process

3.การจัดโครงสร้างแผนก โดยยึดตามลักษณะของพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ที่แตกต่าง

    ระดับการจัดองค์การ และขนาดการจัดการ จุดประสงค์ของการจัดองค์การ คือเพื่อให้ผู้บริหารต้องการให้พนักงาน  ในระดับต่างๆได้ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ การทำงานก็จะไม่เกิดความขัดแย้งและไม่มีอุปสรรคในการทำงาน

การเลือกขนาด ในองค์การทุกองค์การ ผู้บริหารหรือผู้ประกอบการจะต้องศึกษาพิจารณาถึงโครงสร้างขององค์การของตนเอง ว่ามีความซับซ้อนเพียงใด หรือมีสายบังคับบัญชากี่ระดับชั้น

   การจัดองค์การที่ดีและเหมาะสม จะทำให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์และเจริญก้าวหน้าขึ้นไปเรื่อยๆทำให้งานไม่ซับซ้อน ไม่มีแผนงานมากเกินไป เป็นการประหยัดต้นทุนไปด้วยองค์การสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้ง่ายตามความจำเป็นการแบ่งงานให้พนักงานอย่างเหมาะสม ช่วยให้พนักงานมีความพอใจ ไม่เกิดความรู้สึกว่างานมากเกินไป หรือน้อยเกินไป เมื่อพนักงานรู้อำนาจหน้าที่ และขอบเขตงานของตนย่อมก่อให้เกิดความคิดริเริ่มในการทำงานเข้าใจความสัมพันธ์ของตนต่อฝ่ายอื่นๆ ทำให้เราสามารถติดต่อกันได้ดียิ่งขึ้น

การจัดองค์การ ( Organizing)

          นักทฤษฎีองค์การทั้งหลายพยายามที่จะออกแบบองค์การ เพื่อรวบรวมเอาพนักงานทั้งหลายขององค์การที่จะต้องทำงานร่วมกัน  และมีความจำเป็นที่จะต้องประสานงาน  เพื่อให้งานได้รับมอบหมายบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ซึ่งการจัดองค์การถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารการจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานบางอย่างไม่สามารถทำเพียงคนเดียวได้  หลาย ๆ คนจำต้องรวมตัวกันเป็นกลุ่มที่เรียกว่า  “  องค์การ  ”  ดังที่  CHESTER  I  BARNARD  กล่าวว่า  องค์การเป็นระบบของการร่วมมือร่วมใจของมนุษย์

          ดังนั้น  การจัดองค์การก็เพื่อให้โครงสร้างของกลุ่มคน  และกลุ่มตำแหน่งงานต่าง ๆ ที่จะไปรองรับกับแผนงานที่กำหนดไว้  และเป็นโครงสร้างที่จัดขึ้น  เพื่อประสานให้ทุกฝ่ายเข้าใจได้ดี  ช่วยลดความซ้ำซ้อนผู้บริหารจึงจำเป็นต้องจัดองค์การให้มีลักษณะที่สมดุลเพื่อประโยชน์ขององค์การ

ความหมายของการจัดองค์การ

          การจัดองค์การ  (Organizing)  คือ  กระบวนการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่าง คนงานและกิจกรรมต่างๆ ขององค์การเพื่อที่จะก่อให้เกิด การใช้ทรัพยากรขององค์การให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

          การจัดองค์การ (Organizing) คือ  การจัดระเบียบกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์การ และมอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย การจัดองค์การที่ดี จะช่วยให้การบริหารการจัดการมีประสิทธิภาพได้เนื่องจาก

1. ทำให้ทราบขอบเขต ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ต่าง ๆ

2. ช่วยป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อน

3. ช่วยประสานงานในหน้าที่ต่าง ๆ ได้ดี

4. ช่วยลดปัญหาความขัดแย้งระหว่างพนักงานในองค์การได้

5. สามารถแสดงให้เห็นตัวภาระหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจน

6. ทำให้มีระบบการสื่อสารตามสายการบังคับบัญชาที่ดี

หลักของการจัดองค์การ

          หลักสำคัญของการจัดองค์การ  ควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน,  อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ , ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา ,  สายบังคับบัญชา ,  ช่วงการบังคับบัญชา ,  การประสานงาน ,  หลักของการทำงานเฉพาะอย่าง  และเอกภาพในการบังคับบัญชาองค์ประกอบของการจัดองค์การจะประกอบไปด้วย การแบ่งงานกันทำ  (Division of  work)  การจัดแผนกงาน  (Departmentalization)  การกระจายอำนาจหน้าที่  (Distribution  of  Authority)  และการประสานงาน  (Co-ordination)

การแบ่งงาน  (Division  of  work)

นักวิชาการที่มีชื่อเสียงที่ให้มีการสนับสนุน ให้คนทำงานเฉพาะอย่างตามความถนัดของแต่ละคน คือ  Frederick  W. Taylor บิดาของการบริหารการจัดการเชิงวิทยาศาสตร์ กล่าวว่า การแบ่งงานออกเป็นส่วน ๆ แล้วให้คนงานแต่ละคนรับผิดชอบงานที่ตนเองถนัด จะทำให้เกิดความชำนาญในหน้าที่งาน ซึ่งเรียกว่า ความชำนาญเฉพาะอย่าง (Specialization) และจะทำให้เกิดประสิทธิภาพในการผลิต (Productivity) ดังนั้นการแบ่งงานในองค์การจึงเป็นการแบ่งงานทุกชนิดขององค์การให้อยู่ในรูปของกลุ่มงานต่างๆเพื่อให้เกิดความชำนาญเฉพาะอย่างและเกิดประสิทธิภาพแต่อย่างไรก็ตามการแบ่งงานยังต้องพิจารณาถึงปัจจัยของงานที่เกี่ยวข้องคือ

1. ขอบข่ายของงาน (Job Scope) หมายถึงจำนวนงานที่ได้รับมอบหมายและต้องรับผิดชอบมากน้อยแค่ไหน

2.ความลึกของงาน (Job Depth) เป็นการจัดระดับของการควบคุมที่ผู้ปฏิบัติมีอยู่เหนืองานที่ตนรับผิดชอบ    ไม่ว่าจะเป็นความอิสระความรวดเร็วตลอดจนการประสานงานกับหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง

3. ลักษณะงาน (Task Characteristics) การจัดคนให้เข้าลักษณะงานที่ทำย่อมทำให้เกิดประสิทธิภาพ และเกิดความพึงพอใจในการทำงานสูง การลาออก การขาดงานจะต่ำ

การจัดแผนกงาน (Departmentalization)

          การจัดแผนกงานหมายถึง  การจัดรวบรวมงานชนิดต่าง ๆ หรือขั้นตอนของงานต่าง ๆ หรือกระบวนการทำงานต่าง ๆ  ให้เข้ามาอยู่ในหน่วยงานใหญ่เดียวกัน  เพื่อให้งานมีความสัมพันธ์กันมากขึ้น

การกระจายอำนาจหน้าที่ (Distribution of Authority)

อำนาจหน้าที่หมายถึง อำนาจอย่างถูกต้องที่ได้รับจากหน้าที่งานหรือองค์การ ซึ่งอำนาจหน้าที่นี้จะมีความสัมพันธ์กับตำแหน่งงานที่ได้รับอำนาจหน้าที่ส่วนมากมักจะเกี่ยวข้องกับการบังคับบัญชาการตัดสินใจการจัดการต่างๆ ขององค์การ  ส่วนการกระจายอำนาจขององค์การก็คือ การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบสำหรับงานนั้น ๆ พร้อมทั้งมอบหมายหน้าที่ และการตัดสินใจในการบริหาร

ประเภทของอำนาจหน้าที่ (Types of Authority)

          อำนาจหน้าที่ในองค์การแต่ละแห่งจะมีหน้าที่ความรับผิดชอบที่หลากหลาย เพราะฉะนั้นอำนาจหน้าที่จึงจำเป็นที่จะต้องหลากหลายด้วยเช่นกัน ซึ่งโดยทั่วไปแล้วอำนาจหน้าที่ที่พบเห็นมีอยู่ 3 ประเภท ดังนี้

1. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Line (Line Authority) เป็นอำนาจหน้าที่เกี่ยวกับการตัดสินใจ การมอบอำนาจงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา รวมไปถึงการควบคุมดูแล เพื่อให้งานที่ปฏิบัติบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ การมอบหมายงานของอำนาจหน้าที่นี้เรียกว่า เป็นการมอบหมายงานตามสายการบังคับบัญชา

2. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Staff (Staff Authority) เป็นหน่วยงานที่ช่วยเหลืองานที่เป็น Line เป็นหน่วยงานที่อยู่นอกสายการบังคับบัญชาขององค์การ แต่จะมีความสำคัญพอๆกับงานที่ Line ปฏิบัติ คนทำงานจะบรรลุวัตถุประสงค์ไม่ได้ ถ้าไม่ได้รับการช่วยเหลือจากหน่วยงานที่เป็น Staff เช่น ฝ่ายคอมพิวเตอร์ ฝ่ายตรวจสอบคุณภาพ เป็นต้น

3. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Functional (Function Authority) เป็นอำนาจพิเศษที่ให้กับหน่วยงานที่เป็น Line หรือ Staff เพื่อที่จะให้งานหรือโครงการพิเศษบางประเภทสามารถดำเนินการไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ที่ได้รับมอบอำนาจหน้าที่นี้จะสามารถบังคับบัญชาบุคคลอื่น ๆ ที่อยู่นอกสายการบังคับบัญชาของตนได้

การมอบหมายงาน  (Delegation  Process)

          เกิดจากแนวคิดจากเหตุผลที่คนหนึ่งคนใดไม่สามารถที่จะทำงานทั้งหมดให้สำเร็จได้  จะต้องอาศัยคนหลาย ๆ คนช่วยกันทำ  ปกติแล้วผู้บริหารจะมอบหมายงาน  และอำนาจหน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา ที่อยู่ในความรับผิดชอบของตนรับไปดำเนินการ  การมอบหมายงานสามารถกำหนดการมอบได้ ดังนี้คือ

1. การกำหนดความรับผิดชอบให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาของตน (Responsibility) ความรับผิดชอบก็คือ หน้าที่ งานหรือภาระกิจอย่างหนึ่งอย่างใด ที่ผู้บริหารหรือสมาชิกอื่น ๆ ในองค์การจะต้องทำให้แล้วเสร็จ

          2.  การมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาของตน (Authority) จะได้สามารถทำงานที่ตนรับผิดชอบอยู่ให้สำเร็จลุล่วงไปได้ โดยมีสิทธิที่จะสั่งการ บังคับบัญชา ตัดสินใจ เพื่อที่จะทำให้งานที่อยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของตนสามารถบรรลุความสำเร็จ อนึ่ง อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบเป็นหัวใจที่สำคัญของการมอบหมายงาน ที่จะต้องมีความสมดุลมิฉะนั้นแล้วงานจะดำเนินไปอย่างล่าช้า

       3. ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดความสำนึกถึงภาระหน้าที่ (Accountability) ที่ตนจะต้องปฏิบัติ และผู้ใต้บังคับบัญชาจะได้ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วยความเต็มใจ

การรวมอำนาจและการกระจายอำนาจ  (Centralization  and  Decentralization)

          การรวมอำนาจเป็นการที่ผู้บริหารระดับสูง  เก็บรักษาอำนาจหน้าที่ไว้กับตนเอง  โดยไม่ยอมให้ผู้ใต้บังคับบัญชาในระดับล่าง  มีสิทธิในการตัดสินใจหรือดำเนินการใด ๆ ในเรื่องที่สำคัญ แต่ผู้บริหารระดับสูงอาจจะให้ผู้บริหารระดับล่างมีสิทธิในการตัดสินใจได้ในเรื่องเล็กๆ น้อย ๆ บางเรื่องภายใต้กฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้อย่างละเอียดรัดกุมและชัดเจน

          ส่วนการกระจายอำนาจนั้น  ผู้บริหารระดับสูงกระจายอำนาจหน้าที่ลงไปให้กับผู้บริหารและพนักงานในระดับล่าง  โดยที่ผู้บริหารและพนักงานในระดับล่าง สามารถที่จะตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ได้ค่อนข้างมากขอบเขตและกฎเกณฑ์ที่ใช้เป็นกรอบสำหรับการตัดสินใจเป็นไปอย่างกว้างๆ

          การจะกำหนดระดับการกระจายอำนาจ หรือรวมอำนาจมากน้อยแค่ไหน ต้องพิจารณาปัจจัยที่เกี่ยวข้องอื่นๆด้วยคือ  

1.  ขอบเขตภูมิประเทศที่ครอบคลุม องค์การที่มีสาขาอยู่ภูมิภาคต่าง ๆ มาก  จำเป็นต้องมีการมอบหมายอำนาจ  เพราะสำนักงานใหญ่แห่งเดียวไม่สามารถที่จะดูแลงานที่มีกว้างขวางได้อย่างทั่วถึง  เช่น  สถาบันการเงิน  หรือธนาคารพาณิชย์เป็นต้น

2. ขนาดขององค์การ ถ้าองค์การที่มีขนาดใหญ่จำเป็นต้องกระจายอำนาจ เพราะงานที่ปฏิบัติอยู่ จะล่าช้าและไม่สามารถสู้กับคู่แข่งขันได้

3. ความไม่แน่นอนของสภาวะแวดล้อม ที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา องค์การควรจะต้องใช้ระบบการกระจายอำนาจหน้าที่ เพื่อให้การปฏิบัติขององค์การมีความยืดหยุ่น จึงจะสามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงตามสภาวะแวดล้อมได้

4. ความซับซ้อนของเทคโนโลยี องค์การที่มีการใช้เทคโนโลยีชั้นสูงมีความสลับซับซ้อนมาก จำเป็นต้องมีการมอบหมายอำนาจแก่ผู้บริหาร  เพื่อรับผิดชอบและเพื่อการควบคุมในแต่ละระดับ

การประสานงาน  (Co-ordination)

หมายถึง  การเชื่อมโยงกิจกรรมหรือการประสานงานต่าง ๆ  ของคนในหน่วยงานหรือองค์การ ให้นำมารวมเข้าด้วยกัน  เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด  และสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ การประสานจะมีประสิทธิภาพหรือไม่เพียงไร  ก็ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการด้วยกันคือ  สายการบังคับบัญชา  เอกภาพในการบังคับบัญชา  และขนาดของการควบคุม

การจัดโครงสร้างขององค์การ

หมายถึง  การกำหนดหน่วยงานในแต่ละระดับให้เชื่อมโยงงานเข้าด้วยกัน  โดยอาจจะเชื่อมโยงงานในลักษณะแนวดิ่ง  หรือแนวนอนก็ตาม  ให้มีการประสานกิจกรรมต่าง ๆ  ในแต่ละระดับเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ

การออกแบบโครงสร้างองค์การตามหน้าที่  (Functional  Organization)

เป็นวิธีการจัดองค์การ  โดยแบ่งตามหน้าที่  หรือลักษณะงานที่ต้องทำโดยอาศัยความถนัดของแต่ละบุคคล  เพื่อประโยชน์สูงสุดขององค์การ

ขอขอบคุณ        :  https://www.baanjomyut.com/library_2/extension-1/organization/01.html

: https://strategic201.wordpress.com/2016/09/21/organizing- -การจัดองค์การ/comment-page-1/

:  https://www.gotoknow.org/posts/518309\

สืบค้นเมื่อวันที่   :  8  พฤศจิกายน พ.ศ.2560